Saltar a contenido

Importación masiva de asociados

Se inicia cuando: Administración de FEMORF necesita vincular a varias personas de una sola vez y abre el cargue masivo desde el listado de Asociación.

Termina cuando: quedan creadas las solicitudes en borrador con su invitación programada, o el archivo se rechaza y no se guarda ningún renglón.

Participan: Administración de FEMORF, la persona importada y acciones automáticas.

Formularios: Asociación, Importación masiva de asociados, Solicitudes pendientes, Solicitud de asociación.

flowchart LR
  subgraph administracion["Administración de FEMORF"]
    A1["Abre el cargue masivo desde Asociación"]
    A2["Descarga la plantilla y completa el archivo"]
    A3["Selecciona el archivo y pide validar"]
    A4["Corrige o elimina renglones en la previsualización"]
    A5["Confirma la importación"]
  end
  subgraph persona["Persona importada"]
    P1["Recibe la invitación y establece su contraseña"]
    P2["Completa su solicitud de asociación"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1{"¿Es administrador con permiso para invitar?"}
    S2{"¿El archivo se puede leer completo?"}
    S3["Revisa cada renglón y lista sus errores"]
    S4{"¿Todos los renglones quedan sin errores?"}
    S5["Vuelve a revisar el archivo antes de guardar"]
    S6["Crea o actualiza persona, acceso de invitado y solicitud en borrador"]
    S7["Programa el correo de invitación de cada persona"]
    S8["Muestra creados, actualizados, programadas y fallidas"]
  end
  R1["Pantalla no disponible"]:::risk
  R2["Archivo rechazado completo"]:::risk
  R3["Confirmación bloqueada"]:::warning
  R4["No se guarda ningún renglón"]:::risk
  R5["Solicitudes en borrador creadas"]:::success
  R6["Invitación fallida sin identificar"]:::risk

  A1 --> S1
  S1 -- "No" --> R1
  S1 -- "Sí" --> A2 --> A3 --> S2
  S2 -- "No" --> R2
  S2 -- "Sí" --> S3 --> S4
  S4 -- "No" --> R3 --> A4 --> S3
  S4 -- "Sí" --> A5 --> S5
  S5 -- "Falla un renglón" --> R4
  S5 -- "Sin fallas" --> S6 --> S7
  S7 -- "Programada" --> R5 --> S8
  S7 -- "No se pudo programar" --> R6 --> S8
  R5 --> P1 --> P2

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style administracion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style persona fill:#fffbeb,stroke:#d97706
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Asociación, Importación masiva de asociados, Solicitudes pendientes, Solicitud de asociación.

flowchart LR
  subgraph administracion["Administración de FEMORF"]
    A1["Carga el archivo e indica empresa y sede del lote"]
    A2["Revisa el resultado del lote"]
    A3["Corrige el archivo de rechazados y lo vuelve a cargar"]
    A4["Consulta el estado de las invitaciones"]
  end
  subgraph persona["Persona invitada"]
    P1["Recibe la invitación y establece su contraseña"]
    P2["Completa su solicitud de asociación"]
    P3["Recibe un recordatorio antes del vencimiento"]:::assumption
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Conserva el archivo y deja constancia del lote y de quién lo cargó"]
    S2["Revisa cada renglón y separa válidos de rechazados"]
    S3["Importa los renglones válidos y crea sus solicitudes en borrador"]
    S4["Devuelve el archivo de rechazados con el motivo de cada uno"]
    S5["Envía las invitaciones y registra entrega y vencimiento"]
    S6["Avisa las invitaciones que no llegaron"]
  end
  R1["Renglones rechazados devueltos"]:::risk
  R2["Lote importado con constancia"]:::success
  R3["Solicitud completa lista para revisión"]:::success

  A1 --> S1 --> S2
  S2 -- "Válidos" --> S3 --> R2 --> A2
  S2 -- "Rechazados" --> S4 --> R1 --> A3 --> S1
  R2 --> S5 --> P1 --> P2 --> R3
  S5 -- "No entregada" --> S6 --> A4
  P1 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> P3
  S1 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> S2

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef assumption fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151,stroke-dasharray:5 5;
  style administracion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style persona fill:#fffbeb,stroke:#d97706
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
Pantallas del proceso

Pantalla de cargue masivo de aspirantes desde un archivo.

Reglas del proceso

  • El cargue masivo sólo está disponible para Administración con permiso para invitar asociados, y ese mismo permiso se exige en cada paso: abrir la pantalla, descargar la plantilla, validar, confirmar y reenviar la invitación.
  • La pantalla no aparece en el menú del fondo. Se llega a ella únicamente desde el listado de Asociación, con el botón de cargue masivo.
  • El archivo debe respetar la plantilla descargable: hoja de cálculo o texto separado por comas, con las nueve columnas exactas y en el mismo orden.
  • Un archivo no puede pesar más de 5 MB ni traer más de 500 renglones de datos.
  • Si el archivo llega vacío, con otro formato, con encabezados distintos, sin la codificación de la plantilla o con un renglón de distinto número de columnas, se rechaza completo y no se revisa ningún renglón.
  • Un renglón se acepta sólo si el tipo de documento existe en la parametrización del fondo, la identificación es un número entero mayor que cero, el primer nombre y el primer apellido vienen y no superan 50 caracteres, el correo tiene formato válido y no supera 50 caracteres, el celular tiene entre 7 y 15 dígitos y la fecha de ingreso al fondo viene como año-mes-día y no es futura.
  • También se rechaza el renglón si la identificación o el correo se repiten dentro del mismo archivo, si el correo ya pertenece a otra identificación, si la persona ya está afiliada al fondo, si el acceso de ese correo pertenece a otra persona o si el acceso existente ya no es de invitado.
  • La validación no guarda nada: sólo marca cada renglón como válido o con errores y lista todos sus motivos en la previsualización.
  • Las correcciones y las eliminaciones se hacen sobre la previsualización, disparan una nueva validación de todo el conjunto y exigen conservar al menos un renglón.
  • La confirmación sólo se habilita cuando hay al menos un renglón y todos quedan sin errores. Antes de guardar, el archivo se vuelve a revisar por completo.
  • El guardado es todo o nada: si un renglón falla al guardarse, no se guarda ninguno y se informa que no se importó nada.
  • Cada persona importada queda con su solicitud en borrador: asociado inactivo, información incompleta, sin ningún paso iniciado y con la fecha de ingreso al fondo que traía el archivo, por lo que el cargue sirve para registrar vinculaciones antiguas.
  • Si la persona ya tenía una solicitud incompleta, esa solicitud se actualiza en lugar de crear otra.
  • El acceso de la persona se crea con perfil de invitado y contraseña pendiente. El enlace para establecerla vence a los 30 días.
  • Las invitaciones no salen durante la confirmación: se programan para enviarse después, en segundo plano.
  • El reenvío de la invitación sólo procede si la solicitud sigue incompleta y la persona conserva el perfil de invitado. Si la contraseña sigue pendiente, se genera un enlace nuevo con otros 30 días.

Diferencias y hallazgos

H-ASO-IMP-01 — La pantalla no está en el menú

El cargue masivo no aparece en la navegación del fondo: bajo Socios sólo se ofrece Asociación. Se entra por el botón de cargue masivo del listado de Asociación, visible únicamente para administradores con permiso para invitar, de modo que quien no conozca ese botón no sabe que la función existe.

H-ASO-IMP-02 — Las correcciones hechas en pantalla no se guardan en ninguna parte

Los ajustes y las eliminaciones de renglones viven sólo mientras la pantalla está abierta: al recargarla o salir se pierden y el archivo original conserva sus errores. Además, si se elimina el último renglón la pantalla vuelve a trabajar sobre el archivo seleccionado al comienzo y descarta lo corregido.

H-ASO-IMP-03 — El resultado del cargue no queda como constancia consultable

Al terminar sólo se muestran cuatro cifras en pantalla: creados, actualizados, invitaciones programadas e invitaciones fallidas. Ni el archivo cargado ni el consolidado del cargue se conservan, así que al cerrar la pantalla ya no se puede saber qué renglones entraron en esa importación ni cuáles quedaron sin invitación.

H-ASO-IMP-04 — Una invitación programada no significa que el correo haya llegado

La confirmación sólo deja el envío en cola; el correo sale después, en segundo plano. Si ese envío falla —por ejemplo porque el enlace de activación ya venció— la pantalla ya contó la invitación como programada y nada en el proceso avisa que la persona nunca la recibió.

H-ASO-IMP-05 — La invitación fallida no deshace nada y no dice de quién es

Si una invitación no se puede programar, las personas ya quedaron creadas y la importación no se revierte. La pantalla sólo muestra un contador de fallidas, sin nombres ni identificaciones, así que recuperarlas obliga a revisar una por una en Solicitudes pendientes.

H-ASO-IMP-06 — El cargue no pregunta empresa ni sede

Ni la plantilla ni la pantalla piden la empresa y la sede de las personas importadas, aunque el proceso las prevea. Toda persona cargada queda con esos datos pendientes de definir hasta que ella misma complete su información laboral, y así se muestran en Solicitudes pendientes.

H-ASO-IMP-07 — El reenvío informa éxito aunque no se haya podido programar

Cuando el reenvío de la invitación no se puede poner en cola, la respuesta se sigue tratando como exitosa: el aviso se presenta con el título de invitación programada y sólo el texto menciona que no fue posible. Administración puede quedar convencida de que el correo va en camino.

Supuestos por validar con FEMORF

  • A-ASO-IMP-01: Supuesto por validar con FEMORF: cada cargue quedará registrado como un lote —archivo, responsable, fecha y resultado— consultable después de cerrar la pantalla.
  • A-ASO-IMP-02: Supuesto por validar con FEMORF: los renglones válidos se importarán aunque otros queden rechazados, y los rechazados se devolverán en un archivo con el motivo de cada uno para corregirlo y volverlo a cargar.
  • A-ASO-IMP-03: Supuesto por validar con FEMORF: el cargue pedirá la empresa y la sede del lote y las dejará registradas en cada solicitud creada.
  • A-ASO-IMP-04: Supuesto por validar con FEMORF: el seguimiento mostrará la entrega real de cada invitación y avisará a Administración cuáles no llegaron.
  • A-ASO-IMP-05: Supuesto por validar con FEMORF: la persona invitada recibirá un recordatorio antes de que venza su enlace de activación.