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Catálogos maestros

Se inicia cuando: un funcionario de FEMORF necesita registrar, corregir o retirar una empresa empleadora, una sede, un banco, un método de pago o una opción de lista desplegable.

Termina cuando: el dato maestro queda guardado y disponible para los demás procesos, queda rechazado por código repetido, o queda marcado como inactivo aunque varias pantallas lo sigan ofreciendo.

Participan: Funcionario de FEMORF (parametrización), Funcionario de FEMORF que hace el estudio de crédito y acciones automáticas.

Formularios: Empresas y Sedes, Registrar/Editar Empresa, Registrar/Editar Sede, Bancos, Nuevo/Editar Banco, Opciones de Categorías, Nueva/Editar Opción, Métodos de pago, Nuevo/Editar método de pago, Nuevo método de pago (desde el uso exclusivo del estudio de crédito).

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    P1["Abre el maestro que necesita mantener"]
    P2["Registra o edita una empresa con sus datos tributarios"]
    P3["Agrega o edita una sede de la empresa"]
    P4["Registra o edita un banco, una opción de catálogo o un método de pago"]
    P5["Crea un método de pago desde el estudio de crédito"]
    P6["Inactiva un registro que ya no debe usarse"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1{"¿El código o el nombre ya está en uso?"}
    S2["Guarda la empresa y crea su información tributaria y su tercero contable"]
    S3{"¿Quedó creado el tercero contable?"}
    S4["Guarda la sede, el banco, la opción o el método de pago"]
    S5{"¿Ya existe un método de pago con esa descripción?"}
    S6["Propone el siguiente código y lo crea activo"]
    S7["Confirma la operación y lo deja inactivo"]:::risk
    S8["Marca el registro como inactivo"]
    S9{"¿La pantalla que lo ofrece revisa el estado?"}
    S10["Deja de ofrecerlo"]
    S11["Lo sigue ofreciendo como si estuviera vigente"]:::risk
  end
  R1["Código o nombre rechazado"]:::risk
  R2["Empresa disponible con su tercero contable"]:::success
  R3["Empresa sin tercero contable que ya no se puede editar"]:::risk
  R4["Maestro disponible"]:::success
  R5["Método de pago disponible"]:::success
  R6["Método de pago que sigue sin poder usarse"]:::risk

  P1 --> P2 --> S1
  P1 --> P3 --> S1
  P1 --> P4 --> S1
  P1 --> P6 --> S8 --> S9
  P5 --> S5
  S1 -- "Sí" --> R1
  S1 -- "No, es una empresa" --> S2 --> S3
  S3 -- "Sí" --> R2
  S3 -- "No" --> R3
  S1 -- "No, es sede, banco, opción o método" --> S4 --> R4
  S5 -- "No" --> S6 --> R5
  S5 -- "Sí, y está inactivo" --> S7 --> R6
  S9 -- "Sí" --> S10
  S9 -- "No" --> S11

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Empresas y Sedes, Registrar/Editar Empresa, Registrar/Editar Sede, Bancos, Nuevo/Editar Banco, Opciones de Categorías, Nueva/Editar Opción, Métodos de pago, Nuevo/Editar método de pago.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    P1["Propone crear, modificar o retirar un dato maestro"]
    P2["Indica desde cuándo rige el cambio"]
    P3["Corrige lo observado"]
  end
  subgraph responsable["Responsable de parametrización"]
    A1["Revisa el impacto sobre los procesos que usan ese dato"]
    A2{"¿Autoriza el cambio?"}
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Confirma permiso, unicidad y datos obligatorios"]
    S2["Registra la empresa, su información tributaria y su tercero contable como una sola operación"]
    S3["Avisa dónde se está usando el dato antes de retirarlo"]
    S4["Retira el dato inactivo de todas las pantallas que lo ofrecen"]
    S5["Guarda quién cambió qué y cuándo"]
    S6["Informa el resultado"]
  end
  R1["Cambio devuelto para corrección"]:::risk
  R2["Maestro vigente y aplicado en todo el sistema"]:::success

  P1 --> P2 --> S1 --> A1 --> A2
  A2 -- "No" --> R1 --> S6 --> P3 --> P1
  A2 -- "Sí" --> S2 --> S3 --> S4 --> S5 --> R2 --> S6
  A1 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> A2
  S3 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> S4

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style responsable fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
Pantallas del proceso

Listado de empresas empleadoras y sus sedes.

Catálogo de entidades financieras.

Catálogo de medios de pago disponibles.

Opciones que alimentan las listas desplegables del sistema.

Reglas del proceso

  • El código de la empresa y el código de la sede deben ser únicos; ambos se verifican mientras se escriben y el guardado se rechaza si ya existen. El código de la sede es único en todo el fondo, no dentro de su empresa, así que dos empresas no pueden repetir el mismo código de sede.
  • Al guardar una empresa nueva se crean además su información tributaria (retenciones, bases y porcentajes) y su tercero contable, con los tipos de tercero marcados en el formulario.
  • El tercero contable de una empresa se identifica con el NIT y el nombre de la empresa; al cambiarlos en el formulario, el tercero queda identificado con los nuevos valores.
  • Editar una empresa exige que ya existan su información tributaria y su tercero contable; si falta cualquiera de los dos, la edición se rechaza y no guarda nada.
  • El código de un banco debe ser único y el banco nace activo.
  • El nombre de una opción de catálogo debe ser único dentro de su categoría, y la categoría solo se puede elegir entre las que ya existen.
  • La descripción y el código de un método de pago deben ser únicos, y desde el estudio de crédito el sistema propone el siguiente código disponible.
  • Ningún maestro se elimina: empresas, sedes, bancos, opciones de catálogo y métodos de pago solo se inactivan y conservan su historia.
  • La opción de catálogo se inactiva con el botón de eliminar y solo se puede volver a activar entrando a editarla y marcando la casilla de activo.
  • Solo las empresas activas se ofrecen al asignar una sede, y solo las sedes activas se ofrecen al vincular un asociado a una empresa.
  • La frecuencia de pago de la empresa es quincenal o mensual y gobierna cómo se le cobra a esa empresa.

Diferencias y hallazgos

H-PAR-CAT-01 — Reactivar un método de pago inactivo lo deja inactivo

Cuando desde el estudio de crédito se crea un método de pago cuya descripción ya existe pero está inactiva, el sistema confirma la operación, lo devuelve seleccionado y registra la modificación, pero lo vuelve a dejar inactivo. El funcionario cree que reactivó el método de pago y en realidad no cambió nada; el único camino real para reactivarlo es la pantalla de métodos de pago de Parametrización.

H-PAR-CAT-02 — Inactivar un banco no lo retira de ninguna pantalla

El único listado de bancos que revisa el estado no lo consulta ninguna pantalla del sistema. La lista de bancos que se ofrece al registrar la cuenta de un asociado entrega todos los bancos, activos e inactivos. Inactivar un banco solo cambia la etiqueta de estado en su propia pantalla y no impide que se le siga asignando a nuevos asociados.

H-PAR-CAT-03 — Inactivar un método de pago tampoco lo retira de donde se usa

Las tres pantallas que ofrecen métodos de pago —el comprobante de ingreso de Tesorería, el abono a crédito y la solicitud de retiro voluntario— cargan todos los métodos sin mirar el estado, y el estudio de crédito pide expresamente que se incluyan los inactivos. Un método de pago retirado del uso sigue estando disponible para registrar dinero.

H-PAR-CAT-04 — Inactivar una empresa no arrastra sus sedes ni su tercero contable

Al inactivar una empresa sus sedes conservan el estado que tenían y su tercero contable sigue activo, por lo que la empresa sigue apareciendo en la lista de terceros de Contabilidad. Además, el formulario de solicitud de asociado ofrece todas las empresas sin mirar el estado, de modo que se puede vincular un asociado nuevo a una empresa que FEMORF ya dio de baja.

H-PAR-CAT-05 — El alta de una empresa no es una sola operación y puede dejarla inservible

La empresa, su información tributaria y su tercero contable se guardan en pasos separados sin que el conjunto se deshaga si uno falla. Si la creación del tercero contable falla después de haberse guardado la empresa, la empresa queda registrada, visible y seleccionable, pero al intentar editarla el sistema la rechaza indicando que no encuentra el tercero, sin ninguna forma de repararla desde la aplicación. La información tributaria también se crea antes de comprobar que la empresa quedó guardada, por lo que puede quedar suelta.

H-PAR-CAT-06 — Los cambios de empresas y sedes no dejan rastro de quién los hizo

Al editar una empresa o una sede, y al activarlas o inactivarlas, el sistema no registra el usuario ni la fecha de la modificación sobre el registro afectado —a diferencia de bancos, opciones de catálogo y métodos de pago, que sí lo hacen—. Ninguno de estos maestros tiene además historial de cambios, así que no se puede reconstruir quién cambió el NIT, la frecuencia de pago o el estado de una empresa, ni cuándo.

H-PAR-CAT-07 — Los permisos de estos maestros son desparejos y solo ocultan botones

Las pantallas de bancos y de métodos de pago usan un único permiso de acceso al módulo tanto para ver como para crear, editar e inactivar; la pantalla de opciones de catálogo no comprueba ningún permiso. En empresas y sedes sí existen permisos por acción, pero solo deciden qué botones se muestran: guardar, editar e inactivar no vuelven a comprobarlos al ejecutarse. Cualquier usuario con sesión activa que llegue a estas operaciones puede modificar los datos maestros de los que dependen Socios, Cartera, Tesorería y Contabilidad.

H-PAR-CAT-08 — Los catálogos de opciones no se pueden ampliar ni recuperar desde su pantalla

La pantalla solo permite escoger una categoría que ya exista, así que FEMORF no puede abrir un catálogo nuevo por su cuenta. Una de las tres categorías en uso, la de observaciones de aprobación de asociado, se muestra con su nombre interno porque no tiene traducción registrada. Y cuando desde otra pantalla se intenta volver a crear una opción que había sido inactivada, el sistema responde que fue creada pero devuelve la inactiva: la opción no aparece en la lista y la selección queda vacía sin ningún aviso.

Supuestos por validar con FEMORF

  • A-PAR-CAT-01: Supuesto por validar con FEMORF: inactivar un dato maestro debe retirarlo efectivamente de todas las pantallas que lo ofrecen, conservando los registros históricos que ya lo usaban.
  • A-PAR-CAT-02: Supuesto por validar con FEMORF: debe definirse qué ocurre con las sedes y con el tercero contable de una empresa cuando la empresa se inactiva, y si una empresa inactiva puede seguir recibiendo asociados nuevos.
  • A-PAR-CAT-03: Supuesto por validar con FEMORF: debe definirse quién puede crear, editar e inactivar cada maestro con un permiso propio por acción, y si cada cambio debe quedar registrado con su autor y su fecha.
  • A-PAR-CAT-04: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse si el fondo necesita abrir catálogos de opciones nuevos por su cuenta o si el conjunto de catálogos es fijo y lo define el proveedor.
  • A-PAR-CAT-05: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse si un dato maestro registrado por error y nunca usado puede eliminarse, o si la inactivación seguirá siendo la única salida.