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Solicitudes pendientes

Se inicia cuando: Administración de FEMORF abre el seguimiento de las personas invitadas que todavía no terminaron de diligenciar su solicitud de asociación.

Termina cuando: la persona completa su información y la solicitud sale de la bandeja para continuar hacia la decisión de vinculación, o queda programado un nuevo correo de invitación, o el reenvío se rechaza, o la solicitud permanece abandonada sin ningún cierre.

Participan: Administración de FEMORF, Persona invitada y acciones automáticas.

Formularios: Solicitudes pendientes, Asociación y Solicitud de asociación.

flowchart LR
  subgraph administracion["Administración de FEMORF"]
    A1["Abre la bandeja desde Asociación"]
    A2["Revisa avance, correo, empresa y sede"]
    A3["Confirma el reenvío de la invitación"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1{"¿Tiene permiso de invitar y rol administrativo?"}
    S2["Lista las solicitudes incompletas de personas invitadas, de la más reciente a la más antigua"]
    S3{"¿Sigue incompleta y con acceso de invitado?"}
    S4["Renueva el enlace de acceso por 30 días si la persona aún no definió su clave"]
    S5["Programa el correo para procesarlo aparte"]
    S6["Anuncia la invitación como programada aunque la programación falle"]:::warning
    S7["Abre el formulario en blanco con sólo los datos de identidad"]:::risk
  end
  subgraph invitado["Persona invitada"]
    P1["Recibe el correo de invitación"]
    D1{"¿Retoma la solicitud?"}
    P2["Vuelve a diligenciar desde el primer paso"]
  end
  R1["Acceso denegado"]:::risk
  R2["Reenvío rechazado"]:::risk
  R3["Persona invitada que nunca aparece en la bandeja"]:::risk
  R4["Solicitud abandonada, sin cierre ni descarte"]:::risk
  R5["Solicitud completada y fuera de la bandeja"]:::success

  A1 --> S1
  S1 -- "No" --> R1
  S1 -- "Sí" --> S2 --> A2 --> A3 --> S3
  S2 -- "Invitada sin solicitud registrada" --> R3
  S3 -- "No" --> R2
  S3 -- "Sí" --> S4 --> S5 --> S6 --> P1 --> D1
  D1 -- "No" --> R4
  D1 -- "Sí" --> S7 --> P2 --> R5

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style administracion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
  style invitado fill:#fffbeb,stroke:#d97706

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Solicitudes pendientes, Asociación y Solicitud de asociación.

flowchart LR
  subgraph administracion["Administración de FEMORF"]
    A1["Consulta la bandeja con antigüedad y avance"]
    A2["Revisa los reenvíos previos y el vencimiento"]
    A3{"¿Reenvía o cierra la solicitud?"}
    A4["Registra el motivo del cierre"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Registra una solicitud visible desde el momento de la invitación"]
    S2["Muestra antigüedad, vencimiento y recordatorios enviados"]
    S3["Envía un enlace que devuelve a la persona al paso donde quedó"]
    D1{"¿El envío quedó realmente programado?"}
    S4["Deja constancia del reenvío con fecha y responsable"]
    S5["Recuerda por su cuenta antes del vencimiento"]
  end
  subgraph invitado["Persona invitada"]
    P1["Recibe el recordatorio"]
    P2["Retoma la solicitud donde la dejó"]
  end
  R1["Reenvío no programado, informado como pendiente"]:::warning
  R2["Solicitud cerrada con motivo"]:::risk
  R3["Solicitud completa lista para la decisión"]:::success

  S1 --> S2 --> A1 --> A2 --> A3
  A3 -- "Cierra" --> A4 --> R2
  A3 -- "Reenvía" --> S3 --> D1
  D1 -- "No" --> R1
  D1 -- "Sí" --> S4 --> P1 --> P2 --> R3
  S5 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> P1
  A2 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> A3

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  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style administracion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
  style invitado fill:#fffbeb,stroke:#d97706
Pantallas del proceso

Listado de invitaciones enviadas que siguen sin completarse.

Reglas del proceso

  • La bandeja sólo se abre con el permiso de invitar asociados y con un rol administrativo; el listado que la alimenta exige exactamente lo mismo.
  • No tiene entrada propia en el menú: se llega desde Asociación y desde allí se regresa.
  • Sólo aparecen las solicitudes cuya información todavía no está completa y cuya persona conserva el acceso de invitado.
  • En cuanto la persona completa su información, la solicitud desaparece de la bandeja, aunque todavía no haya sido aprobada ni rechazada: la decisión de vinculación se toma en Asociación, no aquí.
  • El listado va de la solicitud registrada más recientemente a la más antigua.
  • De cada persona se muestran identificación, nombre, correo corporativo o, en su defecto, el personal, fecha de ingreso al fondo, avance, empresa y sede.
  • Cuando aún no se han definido empresa o sede, se presentan como Pendiente de definir.
  • El avance se nombra con el último paso completado del formulario: Sin iniciar, Datos personales, Información laboral, Información financiera, Solvencia patrimonial, PEP, Operaciones internacionales o Beneficiarios.
  • Todas las filas se marcan como Pendiente por completar, porque la bandeja no admite ningún otro estado.
  • La única acción disponible sobre una solicitud es reenviar la invitación; se pide confirmación y, si se cancela, no ocurre nada.
  • El reenvío se rechaza si la solicitud ya está completa o si la persona no conserva un acceso de invitado válido.
  • Si la persona todavía no ha definido su clave, se genera un enlace de acceso nuevo con 30 días de vigencia y queda registrado quién lo pidió.
  • El correo no sale en el momento del reenvío: queda programado para procesarse aparte, y al procesarlo no se envía si para entonces la solicitud ya está completa.

Diferencias y hallazgos

H-ASO-SOL-01 — Hay personas invitadas que nunca aparecen en la bandeja

La bandeja se arma sobre las solicitudes ya registradas. La invitación individual de una persona que no tenía solicitud previa sólo crea su acceso de invitado, sin registrar solicitud alguna; esa persona no figura en el seguimiento hasta que guarde el primer paso del formulario. Quien nunca lo abre queda invisible, y no hay forma de saber desde esta pantalla que fue invitada.

H-ASO-SOL-02 — El reenvío devuelve a la persona a un formulario en blanco

El enlace del correo reenviado no identifica la solicitud en curso, así que el formulario se abre vacío y sólo se rellenan los datos de identidad. La persona que iba en Información financiera o en Beneficiarios vuelve a empezar desde el primer paso, justo lo contrario de lo que la columna de avance da a entender.

H-ASO-SOL-03 — Un reenvío que no se pudo programar se informa como logrado

Cuando la programación del correo falla, la respuesta se sigue tratando como exitosa: se muestra el aviso de invitación programada acompañado del texto que dice que no fue posible programarla, y el listado se refresca como si todo hubiera salido bien. Quien opera no distingue un reenvío efectivo de uno fallido.

H-ASO-SOL-04 — No queda rastro de los reenvíos ni de la antigüedad real

No se registra ni se muestra cuántas veces se reenvió una invitación, cuándo ni quién lo hizo. La fecha visible es la de ingreso al fondo declarada al crear el registro, no la de la invitación, de modo que no hay manera de saber cuánto lleva esperando una solicitud ni cuándo vence su enlace de acceso.

H-ASO-SOL-05 — La bandeja no tiene más salida que el reenvío

Una solicitud abandonada permanece indefinidamente en el listado: no se puede cerrar, descartar ni marcar con un motivo, y no existe ningún vencimiento ni recordatorio automático. Como el orden pone primero lo más reciente, las más antiguas se van al final y dejan de verse.

H-ASO-SOL-06 — El reenvío exige menos que la pantalla que lo ofrece

Abrir la bandeja y cargar su listado requieren el permiso de invitar asociados y además un rol administrativo. El reenvío en sí sólo comprueba el permiso: no repite la comprobación del rol.

Supuestos por validar con FEMORF

  • A-ASO-SOL-01: Supuesto por validar con FEMORF: toda invitación dejará una solicitud visible en la bandeja desde el momento en que se envía, aunque la persona no haya abierto el formulario.
  • A-ASO-SOL-02: Supuesto por validar con FEMORF: el enlace del recordatorio devolverá a la persona al paso exacto en el que quedó, conservando lo ya diligenciado.
  • A-ASO-SOL-03: Supuesto por validar con FEMORF: cada reenvío quedará registrado con fecha y responsable, y sólo se confirmará cuando el envío esté efectivamente programado.
  • A-ASO-SOL-04: Supuesto por validar con FEMORF: las solicitudes tendrán un plazo de vencimiento, recordatorios automáticos antes de cumplirlo y un cierre con motivo para las que se abandonen.