Libro mayor de movimientos

Se inicia cuando: un funcionario de FEMORF abre el libro mayor para revisar o conciliar los movimientos contables de un periodo.

Termina cuando: el funcionario ve las líneas del periodo con sus totales de débito y crédito, o recibe un listado vacío, o queda por fuera de la consulta por falta de permiso.

Participan: Funcionario de FEMORF y acciones automáticas.

Así funciona hoyFlujo ideal

Formularios: Libro mayor de movimientos.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Abre el libro mayor de movimientos"]
    F2["Elige tipo de documento, código y rango de fechas"]
    F3["Ajusta el rango o el documento buscado"]
    F4["Revisa los totales de débito y crédito"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S0["Cartera y tesorería registran el movimiento al confirmar su operación"]
    S1{"¿Tiene permiso para ver el libro mayor?"}
    S2{"¿El perfil es administrativo?"}
    S3["Muestra el mes en curso sin ofrecer filtros<br/>[H-CON-LIB-07]"]
    S4["Busca por la fecha de captura y deja fuera el último día del rango<br/>[H-CON-LIB-02]"]
    S5["Descarta las líneas que no tienen tercero<br/>[H-CON-LIB-03]"]
    S6["Presenta cuenta, concepto, tercero, débito y crédito, sin identificar el documento<br/>[H-CON-LIB-04]"]
    S7["Suma los débitos y los créditos de lo consultado"]
  end
  D1{"¿Hay líneas en el rango?"}
  R1["Consulta no autorizada"]:::risk
  R2["Consulta sin resultados"]:::support
  R3["Movimientos del periodo consultados"]:::success
  H1["Desembolso de crédito y lista de cobro nunca devuelven líneas<br/>[H-CON-LIB-01]"]:::risk
  H2["Una de las dos líneas aparece sin concepto<br/>[H-CON-LIB-05]"]:::warning
  H3["Lo registrado no se puede anular ni corregir<br/>[H-CON-LIB-06]"]:::risk

  S0 --> F1 --> S1
  S1 -- "No" --> R1
  S1 -- "Sí" --> S2
  S2 -- "No" --> S3 --> S4
  S2 -- "Sí" --> F2 --> S4
  S4 --> S5 --> D1
  D1 -- "No" --> R2 --> F3 --> F2
  D1 -- "Sí" --> S6 --> S7 --> F4 --> R3
  F2 -.-> H1
  S6 -.-> H2
  S0 -.-> H3

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  classDef support fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Libro mayor de movimientos.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Abre el libro mayor de un periodo contable"]
    F2["Filtra por cuenta, tercero, documento y fecha contable"]
    F3["Abre la línea y consulta el documento que la originó"]
    F4["Solicita el reverso del movimiento equivocado"]
    F5["Descarga el libro del periodo"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Reconoce el perfil y entrega el alcance autorizado con sus filtros"]
    S2["Lista todas las líneas del periodo, incluidas las que no tienen tercero"]
    S3["Compara débitos contra créditos y advierte la diferencia"]
    S4["Registra el reverso como movimiento nuevo y conserva el original"]
    S5["Deja constancia de quién consultó y qué descargó"]
  end
  D1{"¿La partida cuadra?"}
  R1["Diferencia señalada para corrección"]:::warning
  R2["Periodo conciliado y trazable"]:::success
  U1["Supuesto por validar con FEMORF: fecha contable y cierre de periodo"]:::assumption
  U2["Supuesto por validar con FEMORF: reverso que conserva el movimiento original"]:::assumption

  F1 --> S1 --> F2 --> S2 --> S3 --> D1
  D1 -- "No" --> R1 --> F3 --> F4 --> S4 --> S3
  D1 -- "Sí" --> F5 --> S5 --> R2
  F2 -.-> U1
  F4 -.-> U2

  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef assumption fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151,stroke-dasharray:5 5;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Pantallas del proceso

Reglas del proceso

• La pantalla es de solo lectura: aquí no se crea, no se modifica y no se anula ningún movimiento contable.
• Los movimientos los registran automáticamente los procesos de cartera y tesorería al confirmar su operación: comprobante de entrada, abono a crédito, desembolso de crédito, aprobación de un beneficio de convenio, anticipo de vacaciones, importación de la lista de un proveedor y aprobación de un retiro de efectivo.
• Para abrir la consulta se exige el permiso de visualización del libro mayor. En el ambiente revisado ese permiso está asignado a un solo perfil.
• Los filtros de tipo de documento, código del documento y rango de fechas solo se muestran a los perfiles administrativos. Los demás perfiles ven el listado sin ningún filtro.
• Si no se indica un rango, la consulta va desde el primer día del mes en curso hasta el último día de ese mes, tomado al inicio del día.
• El código del documento se busca por coincidencia exacta y corresponde al documento que originó el movimiento, no al número del movimiento contable.
• Cada línea muestra la cuenta contable con su nombre, el concepto con su nombre, el tercero, el débito y el crédito. No muestra ni el documento de origen, ni su fecha, ni su descripción.
• El tercero se presenta con el primer nombre y el primer apellido de la persona, o con el nombre de la empresa cuando el tercero no es una persona.
• Las líneas se agrupan por movimiento y dentro de cada movimiento aparecen primero las de mayor débito.
• Los totales del pie suman los débitos y los créditos de todas las líneas ya consultadas y se recalculan cuando se usa el buscador de la tabla.
• El resultado completo del rango se trae de una sola vez y se pagina en la pantalla; no hay descarga ni exportación.
• Todo movimiento nace confirmado. El estado anulado existe como definición pero ningún proceso lo asigna, y la consulta no distingue el estado de la línea que muestra.
• La consulta no deja registro de quién la hizo ni de qué información vio.

Diferencias y hallazgos

H-CON-LIB-01 — Dos de los tres tipos de documento nunca devuelven resultados

El filtro ofrece comprobante de entrada, desembolso de crédito y lista de cobro. Solo el primero encuentra algo. El desembolso de crédito queda archivado bajo otro nombre de documento, así que elegir esa opción siempre entrega un libro vacío, y la lista de cobro no genera ningún registro contable en ningún punto del sistema, de modo que esa opción nunca podrá devolver una línea. Al mismo tiempo, los documentos que sí existen —la cuenta por cobrar del desembolso, del beneficio y del anticipo de vacaciones, y la cuenta por pagar de los convenios y de los retiros de efectivo— no aparecen como opciones, así que solo se alcanzan sin filtrar y mezclados entre sí, sin forma de separarlos.

H-CON-LIB-02 — Los movimientos del último día del rango no se listan

El rango se compara contra el instante exacto en que se registró el movimiento, mientras que la fecha final se toma al primer segundo de ese día. Todo lo registrado durante la fecha final queda por fuera del resultado. Lo mismo ocurre con el rango por defecto: el mes en curso pierde su último día. La ayuda de la pantalla ya recomienda escribir como fecha final un día posterior al que se quiere consultar, es decir, se convive con el defecto en lugar de corregirlo, y quien no conozca esa recomendación concilia un periodo incompleto creyendo que lo vio entero.

H-CON-LIB-03 — El periodo se mide por la fecha de captura y no por una fecha contable

El movimiento no guarda una fecha de causación: la única fecha disponible es el momento en que quedó grabado. Una operación de un mes registrada en el siguiente cae en el periodo equivocado y no hay forma de reclasificarla, ni de reconocer un periodo cerrado, ni de separar lo que pertenece a la vigencia de lo que solo se digitó en ella.

H-CON-LIB-04 — Una línea sin tercero desaparece del libro y descuadra los totales

La consulta solo entrega las líneas que tienen un tercero identificado. Cuando el proceso de origen no logra resolver el tercero del asociado, de la empresa o del proveedor, guarda la línea sin él, y esa línea simplemente no aparece en el libro. El movimiento se muestra entonces incompleto: se ve la mitad de la partida, los totales de débito y crédito dejan de coincidir y nada en la pantalla advierte que faltan líneas. La persona que concilia interpreta la diferencia como un error contable cuando en realidad es información oculta.

H-CON-LIB-05 — Una de las dos líneas de la partida se muestra sin concepto

En el desembolso de crédito y en el abono a crédito, el proceso que origina el movimiento registra el concepto en una sola de las dos líneas y deja la otra sin él. En el libro esa línea aparece con las columnas de concepto y de nombre del concepto en blanco, sin ninguna explicación y sin forma de saber desde la pantalla a qué corresponde ese lado del registro. En la información revisada todos los movimientos registrados tienen al menos una línea en esa condición.

H-CON-LIB-06 — Un movimiento registrado no se puede anular ni corregir

Los movimientos contables solo se insertan: no existe pantalla ni operación que los modifique, los anule o los reverse, y tampoco queda historial de cambios sobre ellos. Un registro equivocado se queda tal cual en el libro y la única salida es registrar la operación contraria desde el proceso que la originó, si es que ese proceso lo permite. Además, si en algún momento existiera un movimiento anulado, el libro lo listaría junto a los válidos porque no distingue el estado.

H-CON-LIB-07 — Sin perfil administrativo la consulta queda sin filtros y hoy solo un perfil puede abrirla

Un usuario que tenga el permiso pero no sea administrativo ve el libro completo del fondo, con todos los terceros y todas las cuentas, y sin ningún filtro: no puede cambiar el periodo, ni buscar un documento, ni acotar por tipo, así que solo alcanza el mes en curso y nunca el histórico. En sentido contrario, en el ambiente revisado el permiso está asignado únicamente al perfil de administrador, de modo que el perfil de super administrador ve preparados los filtros pero no puede entrar a la pantalla. A esto se suma que ninguna consulta queda registrada: no se puede reconstruir quién revisó la información contable del fondo.

El flujo actual entrega una lista plana del mes, filtrable solo por unos pocos perfiles y con opciones que en su mayoría no devuelven nada. El flujo ideal la convierte en un libro por periodo contable, con el documento de origen a la vista, la verificación de que la partida cuadra, el reverso trazable y constancia de cada consulta.

Supuestos por validar con FEMORF

• A-CON-LIB-01: Supuesto por validar con FEMORF: el libro debe consultarse por una fecha contable propia del movimiento y por periodos que puedan cerrarse, y no por la fecha en que el registro se digitó.
• A-CON-LIB-02: Supuesto por validar con FEMORF: debe definirse la lista completa de documentos que el libro tiene que poder filtrar y con qué nombre los reconoce el negocio.
• A-CON-LIB-03: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse si toda línea contable exige tercero y qué debe hacer el libro cuando una línea no lo tiene, en lugar de ocultarla.
• A-CON-LIB-04: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse cómo se anula o se reversa un movimiento ya registrado y quién lo autoriza, conservando el registro original.
• A-CON-LIB-05: Supuesto por validar con FEMORF: debe definirse qué perfiles consultan el libro, con qué alcance de información, si necesitan descargarlo y si cada consulta debe quedar registrada.