Terceros

Se inicia cuando: un funcionario de Contabilidad necesita registrar, consultar o corregir un tercero con el que el fondo tiene relación contable.

Termina cuando: el tercero queda disponible en el directorio, la ficha de un tercero que ya existía queda reescrita, o el registro se interrumpe y no queda tercero creado.

Participan: Funcionario de Contabilidad de FEMORF y acciones automáticas.

Así funciona hoyFlujo ideal

Formularios: Terceros, Tercero, Terceros retirados.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de Contabilidad"]
    P1["Abre el directorio de terceros"]
    P2["Agrega uno nuevo o abre una ficha existente"]
    P3["Diligencia identificación, contacto, información tributaria y tipo de tercero"]
    P4["Confirma con Guardar o Actualizar"]
    P5["Presiona Eliminar o Restaurar en la ficha"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1{"¿Puede consultar el directorio?"}
    S2["Muestra sólo los terceros activos que corresponden a una persona"]
    S3["Acepta el envío sin comprobar permiso ni dejar historial"]:::risk
    S4{"¿La identificación ya está registrada como tercero?"}
    S5["Reescribe la ficha existente y los datos personales de esa persona"]:::risk
    S6["Guarda primero la información tributaria"]
    S7{"¿La identificación ya pertenece a otra persona del fondo?"}
    S8["Interrumpe el registro y deja la información tributaria sin dueño"]:::risk
    S9["Crea el tercero con su persona y sus tipos"]
    S10["Vuelve a guardar la ficha sin retirarla ni devolverla"]:::risk
  end
  R1["Acceso denegado"]:::risk
  R2["Tercero disponible en el directorio"]:::success
  R3["Aviso de tercero actualizado"]:::warning
  R4["El archivo de retirados nunca recibe ni entrega terceros"]:::risk

  P1 --> S1
  S1 -- "No" --> R1
  S1 -- "Sí" --> S2 --> P2
  P2 --> P3 --> P4 --> S3 --> S4
  S4 -- "Sí" --> S5 --> R3
  S4 -- "No" --> S6 --> S7
  S7 -- "Sí" --> S8
  S7 -- "No" --> S9 --> R2
  P2 --> P5 --> S10 --> R3
  S10 --> R4

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Terceros, Tercero, Terceros retirados.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de Contabilidad"]
    P1["Busca el tercero antes de crearlo"]
    P2["Diligencia o corrige la ficha"]
    P3["Solicita el retiro o la reactivación con su motivo"]
  end
  subgraph coordinacion["Coordinación contable de FEMORF"]
    A1["Revisa el motivo y el uso contable del tercero"]
    A2{"¿Autoriza el cambio?"}
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Comprueba el permiso en cada operación"]
    S2{"¿La identificación ya existe en el fondo?"}
    S3["Abre la ficha existente en lugar de crear otra"]
    S4["Verifica los datos obligatorios antes de guardar nada"]
    S5["Registra la ficha completa en un solo paso"]
    S6["Deja historial con autor, fecha y valor anterior"]
    S7{"¿El tercero tiene movimientos registrados?"}
    S8["Conserva la ficha y sólo la deja de ofrecer"]
    S9["Informa el resultado al funcionario"]
  end
  R1["Tercero vigente en el directorio"]:::success
  R2["Solicitud devuelta con el motivo"]:::risk
  R3["Tercero retirado o reactivado con constancia"]:::success

  P1 --> S1 --> S2
  S2 -- "Sí" --> S3 --> P2
  S2 -- "No" --> P2
  P2 --> S4 --> S5 --> S6 --> R1 --> S9
  P3 --> A1 --> A2
  A2 -- "No" --> R2 --> S9
  A2 -- "Sí" --> S7
  S7 -- "Sí" --> S8 --> R3
  S7 -- "No" --> R3 --> S9
  A1 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> A2
  S7 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> S8

  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style coordinacion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Pantallas del proceso

Reglas del proceso

• El directorio muestra únicamente los terceros activos que corresponden a una persona; los terceros que corresponden a una empresa no se listan.
• Consultar el directorio exige el permiso de visualizar, agregar exige el de crear y abrir una ficha existente exige el de actualizar.
• La identificación es la llave del registro: si ya está registrada como tercero, el sistema actualiza esa ficha en lugar de crear una nueva, aunque el funcionario haya entrado a crear.
• Para continuar se exige la identificación y el primer nombre; el primer apellido sólo se exige cuando se está creando.
• El dígito de verificación se calcula en la pantalla al presionar Enter sobre la identificación y no se vuelve a comprobar al guardar.
• Los porcentajes de retención admiten hasta tres enteros y dos decimales y se limitan automáticamente a 100.
• El correo capturado se guarda a la vez como correo personal de la persona y como correo empresarial del tercero.
• El retiro de un tercero es lógico: la ficha se conserva completa y sólo deja de listarse en el directorio.
• El archivo de retirados no tiene botones propios; para devolver un tercero hay que abrir su ficha desde allí, lo que exige además el permiso de actualizar.
• Un tercero retirado sigue estando disponible para los procesos que lo consultan a partir del asociado; sólo desaparece del directorio y de la lista de terceros del comprobante de entrada de Tesorería.
• El directorio se alimenta principalmente de otros procesos: hoy 13 de los 14 terceros registrados corresponden a asociados creados al aprobar su vinculación, y sólo 1 tiene información tributaria diligenciada.

Diferencias y hallazgos

H-CON-TER-01 — Eliminar y Restaurar guardan la ficha en lugar de retirarla o devolverla

Los dos botones de la ficha no ejecutan la acción que anuncian: al presionarlos el sistema envía el formulario de captura y vuelve a guardar el tercero, y muestra el aviso de que el tercero fue actualizado. El tercero nunca sale del directorio y un tercero que estuviera retirado nunca regresa. Las dos operaciones existen en el sistema y sí comprueban su permiso, pero ninguna pantalla las invoca. En consecuencia el archivo de retirados está vacía y es inalcanzable en la práctica: hoy no hay ningún tercero retirado, ni forma de retirarlo ni de devolverlo desde la aplicación.

H-CON-TER-02 — Una identificación ya registrada reescribe la ficha existente sin avisar

Al crear un tercero el sistema no rechaza la identificación repetida: localiza el tercero que ya la tiene y reescribe su ficha con lo diligenciado, incluidos los nombres, el tipo de documento, la identificación, la dirección, el municipio, el correo y los teléfonos de esa persona. Como 13 de los 14 terceros registrados son asociados del fondo y su ficha personal es la misma que usa el resto del sistema, una captura hecha por error sobre una identificación existente cambia los datos personales del asociado. El funcionario cree haber creado un tercero nuevo y sólo recibe el aviso de que se actualizó.

H-CON-TER-03 — El control de datos obligatorios no protege el alta y deja información tributaria sin dueño

El sistema guarda primero la información tributaria y sólo después intenta crear la persona y el tercero, así que cualquier interrupción posterior deja ese registro huérfano: hoy 3 de los 4 registros de información tributaria existentes no pertenecen a ningún tercero. Ocurre en dos situaciones comprobadas. Si la identificación pertenece a una persona ya registrada en el fondo por otro motivo (beneficiario, codeudor o familiar, hoy 45 personas en esa condición), el alta se interrumpe y la pantalla muestra un mensaje de error técnico. Si falta el primer apellido, el alta se interrumpe y el funcionario es enviado a una pantalla de otro módulo sin explicación. Además el control de obligatoriedad compara la identificación contra cero y no contra vacío, de modo que una ficha sin identificación se acepta y queda en el directorio.

H-CON-TER-04 — Los tipos de tercero no se guardan cuando el tercero no tenía ninguno

Al actualizar, la clasificación del tercero sólo se rehace si el tercero ya tenía al menos un tipo asignado. Si no tenía ninguno, lo que el funcionario marque en la pantalla se descarta en silencio y el sistema informa que la actualización fue correcta. Un tercero que llegó al directorio sin clasificar no puede clasificarse desde la aplicación.

H-CON-TER-05 — Guardar no comprueba permiso y ningún cambio del tercero queda auditado

Los permisos de crear, guardar y actualizar sólo deciden qué botones se ven: la operación de guardar no los vuelve a comprobar ni verifica el origen de la solicitud, de modo que cualquier persona con sesión activa puede crear o modificar un tercero. Tampoco queda rastro: los cambios sobre el tercero, sus tipos y su información tributaria no se registran en el historial de cambios, y los cambios de datos personales sí se registran pero sin el nombre de quien los hizo, porque el proceso no informa al historial quién está trabajando.

H-CON-TER-06 — El directorio oculta terceros y no admite empresas

El listado y el archivo de retirados sólo muestran terceros que corresponden a una persona; el tercero que corresponde a una empresa, hoy 1 de los 14 registrados y el único con información tributaria completa, no aparece en ninguna de las dos pantallas, aunque sí se ofrece para elegir en el comprobante de entrada de Tesorería. La ficha tampoco permite registrar un tercero empresa: siempre crea una persona. A esto se suma que la ficha y el archivo de retirados exigen que el tercero tenga municipio de residencia y tipo de documento; si le faltan, la ficha responde que el tercero no existe y envía a una pantalla que no existe, y el tercero retirado no aparecería en el archivo de retirados.

Supuestos por validar con FEMORF

• A-CON-TER-01: Supuesto por validar con FEMORF: se definirá quién puede crear, modificar y retirar un tercero, y si el retiro y la reactivación requieren autorización previa de un segundo responsable.
• A-CON-TER-02: Supuesto por validar con FEMORF: se definirá qué debe ocurrir cuando la identificación capturada ya existe, si el sistema debe rechazar el alta o abrir la ficha existente para editarla con conocimiento del funcionario.
• A-CON-TER-03: Supuesto por validar con FEMORF: se confirmará si el directorio debe admitir terceros que corresponden a una empresa y si los datos personales del tercero de un asociado deben poder editarse desde esta pantalla o sólo desde la información del asociado.
• A-CON-TER-04: Supuesto por validar con FEMORF: se confirmará si un tercero que ya tiene movimientos contables puede retirarse, qué debe conservarse de su historia y durante cuánto tiempo debe poder recuperarse desde el archivo de retirados.