Conceptos manuales

Se inicia cuando: un funcionario de FEMORF entra a los conceptos manuales para consultarlos, registrar un descuento recurrente nuevo (rifas, pólizas, bienestar, otros descuentos pactados) o modificar uno existente.

Termina cuando: el funcionario regresa al listado: hoy el intento de crear termina rechazado porque no se puede elegir el destinatario, y el intento de modificar termina sin guardar los cambios; el concepto solo produce un efecto real después, cuando se liquida un anticipo de vacaciones.

Participan: Funcionario de FEMORF, responsable de revisión propuesto y acciones automáticas.

Así funciona hoyFlujo ideal

Formularios: Conceptos manuales y Crear/Editar concepto manual.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Consulta y filtra los conceptos manuales"]
    F2["Abre la pantalla para crear un concepto"]
    F3["Diligencia código, descripción, concepto,<br/>valor, fechas y permanencia"]
    F4["Abre un concepto existente y cambia sus datos"]
    F5["Regresa al listado"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Abre el formulario sin los campos<br/>para elegir asociado o empresa"]
    S2["Rechaza el registro por falta de destinatario"]
    S3["Avisa que actualizó y conserva<br/>los valores anteriores"]
    S4["Al liquidar un anticipo de vacaciones descuenta<br/>los conceptos de la empresa del asociado"]
  end
  C1["Conceptos de empresa ya registrados"]:::support
  R1["El concepto nunca llega a crearse<br/>[H-CAR-CMA-01]"]:::risk
  R2["El concepto queda como estaba<br/>[H-CAR-CMA-02]"]:::risk
  R3["Se descuenta aunque el concepto esté<br/>inactivo o vencido [H-CAR-CMA-04]"]:::risk
  R4["Los conceptos dirigidos a un asociado<br/>no se descuentan nunca [H-CAR-CMA-03]"]:::risk
  R5["El descuento se incluye en el anticipo"]:::success

  F1 --> F2 --> S1 --> F3 --> S2 --> R1
  F1 --> F4 --> S3 --> F5 --> R2
  C1 --> S4 --> R5
  S4 --> R3
  S4 --> R4

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef support fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Conceptos manuales y Crear/Editar concepto manual.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Inicia un borrador"]
    F2["Selecciona población y motivo"]
    F3["Registra vigencia, valor y permanencia"]
    F4["Corrige el borrador"]
    F5["Revisa el impacto estimado"]
  end
  subgraph responsable["Responsable de FEMORF"]
    A1["Revisa el concepto"]
    A2{"¿Autoriza la publicación?"}
    A3["Devuelve el borrador con observaciones"]
    A4["Publica el concepto"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Valida vigencia, valor y duplicados"]
    S2{"¿El borrador es válido?"}
    S3["Estima la población y el valor aplicable"]
    S4["Conserva la versión para aplicaciones futuras"]
    S5["Registra cambios y responsable"]
  end
  R1["Concepto publicado y auditable"]:::success

  F1 --> F2 --> F3 --> S1 --> S2
  S2 -- "No" --> F4 --> F2
  S2 -- "Sí" --> S3
  S3 -. "Supuesto por validar con FEMORF [A-CAR-CMA-01]" .-> F5
  F5 --> A1 --> A2
  A2 -- "No" --> A3 --> F4
  A2 -- "Sí" --> A4 --> S4 --> S5 --> R1

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Pantallas del proceso

Reglas del proceso

• Un concepto manual une un concepto del catálogo contable con un destinatario —un asociado o una empresa—, un valor de cuota y una vigencia (fecha de inicio y fecha fin, o permanente).
• El registro queda vigente en el momento de guardarse: no hay borrador, ni revisión, ni aprobación, ni estados intermedios.
• Si el concepto se marca como permanente no lleva fecha fin; si no, la fecha fin define hasta cuándo aplica.
• Por sí solo, un concepto manual no genera movimiento contable, no cambia el saldo de ningún crédito y no se convierte automáticamente en descuento de nómina.
• El único efecto real ocurre al liquidar un anticipo de vacaciones: el sistema toma los conceptos manuales de la empresa del asociado y descuenta la parte proporcional a los días de vacaciones.
• El valor que se descuenta depende del tipo de uso del concepto escogido: en aportes y ahorro programado se prorratea el valor que el asociado ya tiene registrado y se ignora el valor de la cuota digitado; solo en "otros" se usa el valor de la cuota; en los demás tipos de uso no se descuenta nada.
• El descuento nunca supera el valor del anticipo, y los conceptos manuales se cobran de últimos —después de los créditos desembolsados y del convenio—, así que son los primeros en quedarse sin cupo.
• Al crear se exige haber elegido el destinatario; al modificar esa exigencia no se vuelve a aplicar.
• El código y la descripción son de captura libre: el sistema no genera un consecutivo ni verifica que el código no se repita.
• El combo de concepto ofrece todo el catálogo contable sin filtrar, incluidas cuentas de bancos y caja y conceptos de desembolso que no corresponden a un descuento recurrente.
• Al filtrar el listado por fecha final, los conceptos permanentes no aparecen, porque no tienen fecha fin.
• La pantalla no ofrece eliminar un concepto: una vez registrado, solo se puede intentar inactivarlo.
• El sistema no deja registro de quién cambió el valor de una cuota, el concepto o el estado, ni de los valores anterior y posterior.

Diferencias y hallazgos

El flujo actual es un registro administrativo directo, sin borrador, revisión, cálculo de impacto, publicación, versionamiento ni auditoría del responsable. Además, hoy la pantalla de crear y modificar no está operativa y el efecto del concepto sobre el anticipo de vacaciones no respeta el estado ni la vigencia que el funcionario configuró.

H-CAR-CMA-01 — La pantalla de crear un concepto no permite elegir a quién aplica

El formulario se abre sin los campos para seleccionar el asociado o la empresa, por lo que el funcionario no puede indicar el destinatario. Al guardar, el sistema rechaza el registro exigiendo un destinatario y muestra una respuesta técnica en pantalla en lugar de un mensaje entendible. En la práctica hoy no se puede crear un concepto manual desde la aplicación.

H-CAR-CMA-02 — Modificar un concepto informa que se guardó, pero no conserva los cambios

Al modificar un concepto existente el sistema confirma la actualización, pero vuelve a grabar los valores que ya estaban registrados: no se guardan cambios de descripción, fechas, concepto, destinatario, valor de la cuota ni estado. Lo único que se conserva del formulario es la marca de permanente, y como la fecha fin se evalúa contra el valor anterior, un concepto puede quedar marcado como permanente y con fecha fin al mismo tiempo. Es pérdida silenciosa de información: el funcionario cree que corrigió el descuento y no fue así.

H-CAR-CMA-03 — Los conceptos dirigidos a un asociado no producen ningún efecto

El sistema permite registrar un concepto para un asociado individual, pero el único proceso que los consume solo busca los conceptos de la empresa. Un descuento individual queda guardado y visible en el listado, sin llegar nunca a cobrarse. No se pudo determinar si es un requisito pendiente de implementar o un defecto.

H-CAR-CMA-04 — Inactivar o vencer un concepto no lo saca del cobro del anticipo

Al liquidar un anticipo de vacaciones el sistema toma todos los conceptos de la empresa sin mirar el estado ni la vigencia: se siguen descontando los conceptos marcados como inactivos y los que ya pasaron su fecha fin o aún no han iniciado. El estado y las fechas que el funcionario configura no gobiernan el cobro.

H-CAR-CMA-05 — No hay forma de retirar un concepto una vez registrado

La pantalla no ofrece la opción de eliminar. Sumado al hallazgo anterior —inactivar no detiene el cobro— y a que la modificación no persiste, un concepto registrado por error queda descontándose del anticipo de vacaciones sin ninguna vía de corrección desde la aplicación.

H-CAR-CMA-06 — El proceso no valida permisos: cualquier usuario autenticado puede registrar o modificar conceptos

La opción del menú solo se muestra a los administradores, pero es una ocultación visual: ninguna de las operaciones del proceso —consultar, listar, abrir, crear o guardar— verifica el permiso del usuario. Los permisos existen configurados en el sistema y asignados a los roles administrativos, pero nunca se evalúan. Cualquier usuario con sesión activa que llegue a la pantalla puede registrar o modificar un descuento que afecta la nómina de los asociados, y ese cambio no queda auditado.

Supuestos por validar con FEMORF

• A-CAR-CMA-01: Supuesto por validar con FEMORF: antes de publicar un concepto manual se estimará su impacto, un responsable lo revisará y cada cambio conservará su versión y auditoría.
• A-CAR-CMA-02: Supuesto por validar con FEMORF: los conceptos manuales dirigidos a un asociado individual deben poder cobrarse; hoy solo tienen efecto los dirigidos a una empresa.
• A-CAR-CMA-03: Supuesto por validar con FEMORF: "permanente" significa que el concepto se cobra sin fecha de terminación; queda por confirmar si el negocio lo entiende como "se paga hasta el retiro del asociado" y si son la misma regla.
• A-CAR-CMA-04: Supuesto por validar con FEMORF: el estado y la vigencia de un concepto manual deben decidir si se cobra o no en el anticipo de vacaciones.