Importación de convenios

Se inicia cuando: un funcionario de FEMORF selecciona el proveedor cuya lista va a importar.

Termina cuando: la lista del proveedor, la obligación de pago y el registro contable quedan creados y la obligación queda pendiente de forma permanente, o toda la importación se revierte por una falla.

Participan: Funcionario de FEMORF y acciones automáticas.

Así funciona hoyFlujo ideal

Formularios: Importar lista de proveedor e Importación de convenios.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Selecciona el proveedor"]
    F2["Descarga la plantilla y carga el archivo<br/>o pega los datos"]
    F3["Corrige la información y vuelve a cargar la lista completa"]
    F4["Revisa las filas en pantalla y confirma"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Lee el archivo hasta la primera fila sin identificación<br/>[H-CAR-CON-03]"]
    S2["Verifica identidad y concepto y rechaza identificaciones repetidas"]
    S3["Si no puede interpretar el valor lo deja en cero<br/>y mantiene la fila como válida<br/>[H-CAR-CON-01]"]
    S4["Acepta la confirmación sin volver a verificar los datos<br/>[H-CAR-CON-06]"]
    S5["Crea la lista y la obligación de pago por el total de todas las filas"]
    S6["Descarta sin aviso las filas que no resuelven asociado o concepto<br/>[H-CAR-CON-02]"]
    S7["Registra el movimiento y los saldos con la cuenta parametrizada del proveedor<br/>[H-CAR-CON-05]"]
    S8["Revierte toda la importación"]
  end
  D1{"¿Todas las filas son válidas?"}
  D2{"¿Falló alguna etapa?"}
  R1["No se puede guardar nada hasta corregir"]:::risk
  R2["Importación no aplicada"]:::risk
  R3["Importación registrada"]:::success
  R4["La obligación queda pendiente de forma permanente<br/>[H-CAR-CON-04]"]:::risk

  F1 --> F2 --> S1 --> S2 --> S3 --> D1
  D1 -- "No" --> R1 --> F3 --> F2
  D1 -- "Sí" --> F4 --> S4 --> S5 --> S6 --> S7 --> D2
  D2 -- "Sí" --> S8 --> R2
  D2 -- "No" --> R3 --> R4

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Importar lista de proveedor e Importación de convenios.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Elige proveedor y periodo"]
    F2["Usa la plantilla vigente"]
    F3["Corrige las filas observadas"]
    F4["Revisa el resumen y el total"]
    F5["Confirma la importación"]
    F6["Revisa las excepciones"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Valida los datos antes de importar"]
    S2["Muestra los errores por fila sin perder los datos válidos"]
    S3["Guarda lista, obligación y registro financiero como una unidad"]
    S4["Genera el comprobante de importación"]
  end
  D1{"¿Hay errores?"}
  D2{"¿Quedan excepciones?"}
  U1["Supuesto por validar con FEMORF: revisión posterior de excepciones"]:::assumption
  R1["Importación confirmada"]:::success

  F1 --> F2 --> S1 --> D1
  D1 -- "Sí" --> S2 --> F3 --> S1
  D1 -- "No" --> F4 --> F5 --> S3 --> S4 --> D2
  D2 -- "Sí" --> F6 --> R1
  D2 -- "No" --> R1
  F6 -.-> U1

  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef assumption fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151,stroke-dasharray:5 5;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Pantallas del proceso

Reglas del proceso

• La importación exige elegir primero el proveedor. El proveedor debe existir previamente: el sistema no ofrece ninguna pantalla para crearlo ni administrarlo.
• Los datos pueden cargarse con la plantilla disponible o pegarse en la pantalla. Al pegar, la primera fila siempre se descarta porque se asume que es el encabezado.
• El archivo se lee según el orden de la plantilla —identificación, concepto y valor— y no se comprueba que los encabezados correspondan a ella.
• Cada fila se valida por identidad y por concepto: la identificación debe existir en el registro de personas y el concepto debe existir en el catálogo de conceptos.
• La identificación se verifica contra el registro de personas y no contra la condición de asociado activo: un codeudor, un beneficiario o un asociado retirado pasan la validación.
• Un mismo número de identificación no puede aparecer dos veces en la misma importación, ni siquiera con conceptos distintos: todas sus filas quedan marcadas como inválidas.
• El valor no tiene ninguna validación: se aceptan valores en cero y valores negativos.
• La importación es todo o nada. Si al menos una fila queda con error no se puede guardar ninguna, y corregir implica ajustar el archivo o el pegado y volver a cargar la lista completa: la pantalla no permite editar filas.
• La pantalla de revisión no muestra el total de la importación; el total se calcula al confirmar como la suma de todas las filas enviadas.
• La lista del proveedor, la obligación de pago, el movimiento contable y los saldos se crean en conjunto; si una etapa falla, toda la importación se revierte.
• Con la importación el fondo reconoce la deuda con el proveedor y deja registrado, por asociado y por concepto, cuánto consumió cada uno.
• La importación nace en estado pendiente y después solo puede consultarse: no se puede editar, anular ni marcar como pagada.
• El proceso solo registra la deuda con el proveedor: no genera cobro al asociado ni descuento de nómina.

Diferencias y hallazgos

H-CAR-CON-01 — Un valor que el sistema no puede interpretar se registra en cero y la fila se muestra como válida

Cuando la casilla de valor no contiene un número reconocible —texto, una casilla con espacios o un símbolo de moneda que el sistema no interpreta— la fila aparece en pantalla como válida y se guarda con valor cero. Tampoco se rechazan los valores negativos, que invierten el sentido del registro contable.

H-CAR-CON-02 — El total de la obligación puede quedar mayor que la suma de sus renglones

El total se calcula sobre todas las filas confirmadas, pero al guardar se descartan sin ningún aviso las filas cuyo asociado o concepto no se puede resolver. La importación se completa igual: la obligación con el proveedor queda con un total superior al de sus renglones y al del registro contable, sin que nadie se entere.

H-CAR-CON-03 — La lectura del archivo se detiene en la primera fila sin identificación

Si el archivo trae una fila en blanco o una identificación vacía en la mitad, el sistema deja de leer allí y descarta todo lo que sigue sin ningún aviso. La pantalla muestra solo las filas leídas, todas válidas, y el funcionario confirma creyendo que cargó el archivo completo.

H-CAR-CON-04 — La obligación con el proveedor nunca puede marcarse como pagada

No existe ninguna pantalla ni paso que registre el pago al proveedor. La importación y su obligación quedan en estado pendiente de forma permanente, el saldo pendiente nunca disminuye y el estado pagado que el listado sabe mostrar es inalcanzable.

H-CAR-CON-05 — La cuenta con la que se reconoce la deuda al proveedor no está determinada de forma única

La contrapartida del proveedor se toma de una parametrización que hoy admite varios conceptos distintos y no define cuál corresponde. Según el caso, la deuda con el proveedor puede reconocerse contra el concepto de otro servicio, con lo que el registro contable queda en una cuenta que no corresponde.

H-CAR-CON-06 — La confirmación no exige permiso ni vuelve a verificar los datos

Al confirmar, el sistema acepta como válido lo que la pantalla informa y no repite la verificación de identidad, concepto ni identificaciones repetidas. Además, salvo el ingreso al listado de importaciones, ninguna otra pantalla ni operación del proceso comprueba el permiso del usuario: cualquier usuario con sesión activa puede ejecutar una importación completa.

El flujo actual protege la operación con una reversión completa cuando falla una etapa, pero no cierra el ciclo: la deuda con el proveedor se registra y nunca se salda dentro del sistema. El flujo ideal agrega la selección explícita del periodo, un resumen con el total antes de confirmar, un comprobante de importación y una revisión posterior de excepciones.

Supuestos por validar con FEMORF

• A-CAR-CON-01: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse si un responsable revisará posteriormente las excepciones de cada importación.
• A-CAR-CON-02: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse quién registra el pago al proveedor y en qué momento la obligación debe quedar saldada, porque hoy ese paso no existe.
• A-CAR-CON-03: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse cómo se le cobra hoy al asociado lo importado, porque el proceso no genera cobro ni descuento.
• A-CAR-CON-04: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse con qué concepto y cuenta contable debe reconocerse la deuda con cada proveedor en convenio.
• A-CAR-CON-05: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse si un mismo asociado puede tener más de un consumo en la misma importación, porque hoy el sistema lo rechaza.