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Consulta y seguimiento de cuentas por cobrar

Se inicia cuando: un funcionario de FEMORF abre la consulta de cuentas por cobrar y define los filtros de búsqueda.

Termina cuando: el funcionario revisa la cuenta y consulta su historial de pagos, sus vencimientos o su estado de cuenta descargable, o recibe un resultado vacío o un aviso de error.

Participan: Funcionario de FEMORF y acciones automáticas.

Formularios: Búsqueda de Cuentas por Cobrar, Historial de Pagos y Vencimientos.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Abre la consulta de cuentas por cobrar"]
    F2["Define código, deudor, empresa, estado, origen y fechas"]
    F3["Ajusta los filtros"]
    F4["Selecciona una cuenta"]
    F5["Elige la información que necesita"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Busca las cuentas y entrega como máximo 50<br/>[H-CAR-CXC-02]"]
    S2["Presenta saldo, total pagado en firme y el estado, que siempre dice Pendiente<br/>[H-CAR-CXC-01]"]
    S3["Muestra el historial con todos los pagos, incluidos los aún no confirmados<br/>[H-CAR-CXC-04]"]
    S4["Muestra los vencimientos, que solo existen en anticipos de vacaciones<br/>[H-CAR-CXC-03]"]
    S5["Prepara el estado de cuenta de la cuenta seleccionada"]
  end
  D1{"¿La consulta fue correcta?"}
  D2{"¿Hay resultados?"}
  R1["No fue posible completar la consulta"]:::risk
  R2["No se encontraron cuentas"]:::support
  R3["Información consultada"]:::success
  H1["El acceso no exige un permiso propio<br/>[H-CAR-CXC-05]"]:::risk
  H2["El saldo mostrado puede ser negativo<br/>[H-CAR-CXC-06]"]:::risk

  F1 --> F2 --> S1 --> D1
  D1 -- "No" --> R1
  D1 -- "Sí" --> D2
  D2 -- "No" --> R2 --> F3 --> F2
  D2 -- "Sí" --> S2 --> F4 --> F5
  F5 --> S3 --> R3
  F5 --> S4 --> R3
  F5 --> S5 --> R3
  F1 -.-> H1
  S2 -.-> H2

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef support fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Búsqueda de Cuentas por Cobrar, Historial de Pagos y Vencimientos.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de FEMORF"]
    F1["Abre una bandeja unificada"]
    F2["Aplica filtros guardados"]
    F3["Selecciona la cuenta priorizada"]
    F4["Registra la gestión realizada"]
    F5["Programa la próxima acción"]
    F6["Descarga o exporta la información"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Identifica cuentas vencidas y próximas a vencer"]
    S2["Ordena las cuentas por prioridad"]
    S3["Muestra la línea de tiempo de cargos, pagos y saldo"]
    S4["Conserva responsable y fecha de la gestión"]
    S5["Programa el seguimiento"]
    S6["Prepara la descarga o exportación"]
  end
  D1{"¿Hay cuentas que requieren gestión?"}
  R1["Bandeja sin gestiones pendientes"]:::support
  R2["Seguimiento registrado y trazable"]:::success
  U1["Supuesto por validar con FEMORF: filtros guardables y registro de gestión"]:::assumption

  F1 --> F2 --> S1 --> S2 --> D1
  D1 -- "No" --> R1
  D1 -- "Sí" --> F3 --> S3 --> F4 --> S4 --> F5 --> S5 --> F6 --> S6 --> R2
  F2 -.-> U1
  F4 -.-> U1

  classDef support fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef assumption fill:#f3f4f6,stroke:#6b7280,color:#374151,stroke-dasharray:5 5;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed
Pantallas del proceso

Búsqueda de cuentas por cobrar con sus filtros y resultados.

Reglas del proceso

  • La consulta es de solo lectura: no crea ni modifica cuentas por cobrar. Una cuenta por cobrar nace en el desembolso de un crédito, en la aprobación de un beneficio de tipo servicio o en un anticipo de vacaciones.
  • La consulta aparece en el menú únicamente para los perfiles administradores y no tiene un permiso propio definido.
  • Todos los filtros son opcionales y se combinan entre sí: código (coincidencia parcial), identificación exacta, nombre del deudor, empresa, estado, origen de la cuenta y rango de fechas de creación. La búsqueda por nombre no tiene en cuenta el segundo nombre del deudor.
  • El listado se ordena por fecha de creación, de la más reciente a la más antigua, y entrega como máximo 50 cuentas por consulta.
  • Cada cuenta muestra código, identificación y nombre del deudor, monto total, saldo pendiente, total pagado, estado, origen, fecha de creación y próximo vencimiento.
  • El total pagado suma únicamente los pagos confirmados; los pagos apenas guardados no cuentan para esa cifra.
  • El estado se asigna al crear la cuenta y no se vuelve a recalcular. El saldo pendiente es el único dato que refleja los abonos aplicados.
  • El próximo vencimiento y el detalle de vencimientos solo existen para las cuentas originadas en anticipos de vacaciones; en las de crédito y beneficio esa información se muestra vacía.
  • El próximo vencimiento se marca en rojo cuando ya pasó la fecha y en amarillo cuando faltan siete días o menos.
  • Desde cada cuenta se puede abrir el historial de pagos, el detalle de vencimientos y descargar su estado de cuenta.
  • El estado de cuenta descargado contiene los datos del deudor, el monto total, el saldo pendiente, los vencimientos y el historial de pagos, sin distinguir cuánto se ha pagado en firme.
  • Cuando la consulta falla o no encuentra cuentas, el listado queda vacío y la pantalla lo informa; nunca se presenta un resultado parcial como válido.
  • La preparación de los descuentos del período por empresa es un proceso distinto (generación de lista de cobro) y no forma parte de esta consulta.

Diferencias y hallazgos

H-CAR-CXC-01 — El estado de la cuenta por cobrar nunca cambia

Toda cuenta por cobrar nace en estado Pendiente y el sistema no vuelve a modificarlo, ni siquiera cuando el saldo llega a cero por los abonos aplicados. Los estados Parcial, Pagado y Registrada existen en la pantalla pero nunca se asignan, de modo que el filtro por estado y los colores del listado no distinguen nada y no hay forma de saber en el sistema qué obligaciones ya están saldadas: hay que mirar el saldo cuenta por cuenta.

H-CAR-CXC-02 — La consulta no muestra más de 50 cuentas

Cada búsqueda trae como máximo las 50 cuentas más recientes que cumplen los filtros. La navegación entre páginas del listado se mueve solo dentro de esas 50, así que si el resultado es mayor, la cuenta número 51 en adelante es inalcanzable desde la pantalla y no hay ningún aviso de que el resultado está recortado. La única forma de llegar a una cuenta antigua es afinar los filtros hasta reducir el resultado.

H-CAR-CXC-03 — Los vencimientos no corresponden a un calendario real

Las únicas cuentas con vencimientos son las originadas en anticipos de vacaciones, y su fecha se fija siempre como el día de creación más 30 días, no según la frecuencia de pago de la empresa ni el plan de cuotas del crédito. Para las cuentas de crédito y de beneficio no se genera ningún vencimiento: el detalle siempre responde que no hay vencimientos, la columna de próximo vencimiento queda vacía, la alerta de vencido o por vencer nunca se activa y ese bloque del estado de cuenta se descarga en blanco.

H-CAR-CXC-04 — El total pagado del listado y el historial de pagos no cuadran

La columna de total pagado suma solo los pagos confirmados, mientras que el historial de pagos y el estado de cuenta descargable listan todos los pagos de la cuenta, incluidos los que apenas están guardados. Sobre una misma cuenta el listado puede mostrar un total pagado menor que la suma de los pagos que aparecen en el detalle, y la pantalla no explica a qué se debe la diferencia.

H-CAR-CXC-05 — La consulta no exige un permiso propio

La consulta, el historial de pagos, los vencimientos y la descarga del estado de cuenta no verifican ningún permiso: la única condición real es tener una sesión abierta. Ocultar la opción del menú a quien no es administrador es solo visual, porque se puede llegar a la información escribiendo la dirección de la pantalla. Además no existe un permiso creado para esta consulta, así que hoy no se puede habilitarla a un perfil operativo sin convertirlo en administrador, ni restringirla a quien ya lo es.

H-CAR-CXC-06 — El saldo consultado puede quedar en negativo

Al abonar a un crédito, el sistema resta el abono al saldo de la cuenta por cobrar sin verificar que quepa en él. Si se registra un abono mayor al saldo pendiente, la cuenta queda con saldo negativo y así se muestra en este listado y en el estado de cuenta descargable, sin ninguna advertencia. El proceso de anticipos de vacaciones sí frena el saldo en cero, lo que confirma que ese es el comportamiento esperado.

El flujo actual reúne la búsqueda, el detalle, el historial de pagos, los vencimientos y la descarga del estado de cuenta. El flujo ideal convierte estas consultas en una bandeja de seguimiento con prioridades, gestiones, próximas acciones y responsables trazables.

Supuestos por validar con FEMORF

  • A-CAR-CXC-01: Supuesto por validar con FEMORF: deben confirmarse los filtros guardables y la forma de registrar cada gestión de seguimiento.
  • A-CAR-CXC-02: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse cuándo una cuenta por cobrar pasa a parcial, pagada o registrada, y qué debe ocurrir con ella cuando su saldo llega a cero.
  • A-CAR-CXC-03: Supuesto por validar con FEMORF: debe confirmarse el calendario de vencimientos aplicable a cada origen (crédito, beneficio y anticipo de vacaciones) y su relación con la frecuencia de pago de la empresa.