Plan contable

Se inicia cuando: un funcionario de Contabilidad necesita armar el catálogo de cuentas contables del fondo o ajustar una cuenta que ya existe.

Termina cuando: las cuentas quedan disponibles para asociarlas a los conceptos y para que los registros contables automáticos las usen, o cuando el cargue del archivo se interrumpe y no queda nada guardado.

Participan: Funcionario de Contabilidad de FEMORF y acciones automáticas.

Así funciona hoyFlujo ideal

Formularios: Plan contable, Agregar cuenta, Actualizar cuenta, Importación del plan contable.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de Contabilidad"]
    P1["Abre el plan contable"]
    P2["Registra una cuenta nueva o abre una existente"]
    P3["Carga el archivo del catálogo"]
    P4["Presiona Eliminar en una cuenta"]
    P5["Presiona el borrado de todas las cuentas"]
    P6["Presiona Exportar"]
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Muestra el catálogo completo sin comprobar permiso"]:::risk
    S2{"¿El código ya está en otra cuenta?"}
    S3["Rechaza el alta con un aviso de apariencia exitosa"]:::risk
    S4["Guarda dos cuentas con el mismo código"]:::risk
    S5["Guarda la cuenta sin dejar rastro de quién la creó o la cambió"]:::risk
    S6{"¿Cada renglón trae código, descripción y naturaleza numéricos?"}
    S7["Detiene el cargue sin señalar el renglón y no guarda nada"]:::risk
    S8["Suma los renglones al catálogo actual sin revisar códigos repetidos"]
    S9{"¿La naturaleza es débito o crédito?"}
    S10["Deja la cuenta como débito y sus registros no mueven el saldo"]:::risk
    S11{"¿La cuenta está asociada a un concepto o tiene movimientos?"}
    S12["Rechaza el borrado sin explicar el motivo"]:::risk
    S13["Borra la cuenta y arrastra sus saldos contables"]:::risk
    S14["Lleva a una pantalla que no existe"]:::risk
    S15{"¿Alguna cuenta está asociada a un concepto o tiene movimientos?"}
    S16["Rechaza el borrado y muestra un texto técnico"]:::risk
    S17["Borra el catálogo completo y arrastra todos los saldos contables"]:::risk
    S18["No ocurre nada"]:::risk
  end
  R1["Catálogo disponible para conceptos y registros automáticos"]:::success

  P1 --> S1 --> P2 --> S2
  S2 -- "Sí, al crear" --> S3
  S2 -- "Sí, al modificar" --> S4 --> R1
  S2 -- "No" --> S5 --> R1
  S1 --> P3 --> S6
  S6 -- "No" --> S7
  S6 -- "Sí" --> S8 --> S9
  S9 -- "Sí" --> R1
  S9 -- "No" --> S10
  S1 --> P4 --> S11
  S11 -- "Sí" --> S12 --> S14
  S11 -- "No" --> S13 --> S14
  S1 --> P5 --> S15
  S15 -- "Sí" --> S16
  S15 -- "No" --> S17
  S1 --> P6 --> S18

  classDef risk fill:#fee2e2,stroke:#b91c1c,color:#7f1d1d;
  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Esta es una propuesta por validar con FEMORF; aún no está implementada.

Formularios actuales relacionados: Plan contable, Agregar cuenta, Actualizar cuenta, Importación del plan contable.

flowchart LR
  subgraph funcionario["Funcionario de Contabilidad"]
    P1["Prepara la cuenta o el archivo del catálogo"]
    P2["Revisa el informe de la comprobación"]
    P3["Corrige y vuelve a presentar"]
    P4["Confirma el cargue"]
    P5["Solicita retirar una cuenta con su motivo"]
    P6["Solicita el catálogo exportado"]
  end
  subgraph coordinacion["Coordinación contable de FEMORF"]
    A1{"¿Autoriza el reemplazo del catálogo?"}
  end
  subgraph automaticas["Acciones automáticas"]
    S1["Comprueba el permiso en cada operación"]
    S2["Revisa código, descripción, naturaleza, repetidos y cuenta superior"]
    S3["Entrega el informe con lo aceptado y lo rechazado"]
    S4["Conserva una copia del catálogo vigente"]
    S5["Publica el catálogo y deja historial con autor y fecha"]
    S6{"¿La cuenta tiene movimientos o conceptos asociados?"}
    S7["Sólo la inactiva, conserva su historia y deja de ofrecerla"]
    S8["Retira la cuenta y deja constancia"]
    S9["Entrega el catálogo en un archivo con el mismo formato del cargue"]
  end
  R1["Catálogo vigente, trazable y reversible"]:::success
  R2["Cargue devuelto para corrección"]:::warning

  P1 --> S1 --> S2 --> S3 --> P2
  P2 -- "Con rechazos" --> R2 --> P3 --> P1
  P2 -- "Sin rechazos" --> P4 --> A1
  A1 -- "No" --> R2
  A1 -- "Sí" --> S4 --> S5 --> R1
  P5 --> S1
  S1 --> S6
  S6 -- "Sí" --> S7 --> R1
  S6 -- "No" --> S8 --> R1
  P6 --> S9
  S2 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> A1
  S4 -. "Supuesto por validar con FEMORF" .-> S5

  classDef success fill:#dcfce7,stroke:#15803d,color:#14532d;
  classDef warning fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#78350f;
  style funcionario fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style coordinacion fill:#eff6ff,stroke:#2563eb
  style automaticas fill:#f5f3ff,stroke:#7c3aed

Pantallas del proceso

Reglas del proceso

• Cada cuenta se identifica con un código numérico y una descripción; sin esos dos datos el registro se rechaza.
• La naturaleza de la cuenta decide el signo con el que los registros contables automáticos afectan su saldo: en una cuenta de naturaleza débito el débito suma y el crédito resta, y en una cuenta de naturaleza crédito ocurre al revés.
• El archivo del catálogo sólo se acepta si el sistema lo reconoce como archivo de texto .csv; debe venir sin fila de títulos y con tres datos por renglón separados por punto y coma: código, descripción y naturaleza.
• Las cuentas que entran por el archivo quedan siempre como activas, con manejo de movimiento en Sí y manejo de tercero en No; el archivo no puede indicar otra cosa.
• El cargue del archivo se suma al catálogo que ya existe: no reemplaza ni borra lo anterior.
• Al cargar el archivo el sistema deduce la cuenta superior de cada cuenta comparando el comienzo de su código con las demás cuentas del mismo archivo. Ese dato se guarda, pero ninguna pantalla lo muestra y ningún proceso lo usa; hoy las 37 cuentas del ambiente revisado están sin cuenta superior.
• Una cuenta no se puede borrar si está asociada a un concepto o si ya tiene movimientos contables registrados: el sistema lo impide.
• Cuando una cuenta sí se puede borrar, sus saldos contables se borran junto con ella.
• El enlace del menú se oculta a quien no tenga el permiso de visualizar el plan contable; ninguna otra operación de la pantalla comprueba permiso.
• Las cuentas del catálogo son la materia prima de la parametrización de conceptos por módulo, y esa asociación es la que usan los registros contables automáticos de Cartera y Tesorería.

Diferencias y hallazgos

H-CON-PLA-01 — Un botón de la barra superior borra el catálogo completo sin más control que una pregunta del navegador

La pantalla ofrece, al lado del botón de agregar, un botón que borra todas las cuentas del plan contable de una sola vez. No pide permiso, no exige motivo, no deja constancia y no tiene forma de deshacerse. Hoy, en el ambiente revisado, la operación siempre falla porque hay 7 cuentas asociadas a conceptos y 4 cuentas con movimientos contables registrados, y el sistema no permite borrarlas; el funcionario recibe en pantalla el texto técnico crudo del error. En un catálogo todavía sin conceptos ni movimientos, en cambio, el borrado sí se ejecuta y arrastra además todos los saldos contables asociados a esas cuentas.

H-CON-PLA-02 — El botón Exportar no hace nada

El botón Exportar de la barra superior no tiene ninguna acción asociada: al presionarlo no pasa nada, no se descarga archivo ni se muestra aviso. No existe hoy ninguna forma de sacar el catálogo de cuentas desde la aplicación, lo que deja sin salida al único camino razonable para respaldar el catálogo antes de un cargue masivo.

H-CON-PLA-03 — El cargue del archivo se suma al catálogo y no revisa códigos repetidos

A diferencia del alta manual, el cargue del archivo no comprueba si el código de cada renglón ya existe. Como además no reemplaza lo anterior sino que se suma, cargar dos veces el mismo archivo deja el catálogo duplicado por completo, y el sistema tampoco impide que dos cuentas distintas queden con el mismo código. El catálogo duplicado no da error en ninguna pantalla: simplemente aparecen dos cuentas iguales en el listado y en la lista de cuentas de la parametrización de conceptos.

H-CON-PLA-04 — Un solo renglón mal formado detiene todo el cargue con una pantalla de error genérica

El archivo se procesa sin ninguna comprobación previa. Si un renglón no trae los tres datos, si el código o la naturaleza no son numéricos, o si el archivo trae la fila de títulos, el cargue se interrumpe con la pantalla de error general de la aplicación: no se guarda ninguna cuenta, no se indica qué renglón causó el problema y no queda registro del intento. Con un catálogo de miles de cuentas, corregir el archivo se convierte en un ejercicio de ensayo y error.

H-CON-PLA-05 — La naturaleza no se valida y una cuenta mal cargada deja de mover su saldo

El sistema acepta como naturaleza cualquier número del archivo, no sólo débito o crédito. Una cuenta cargada con un valor distinto se ve en el listado como Débito, porque la pantalla muestra Crédito únicamente para un valor exacto y Débito para todo lo demás, pero el proceso que actualiza los saldos contables sólo reconoce débito y crédito: para esa cuenta no suma ni resta nada. El resultado es una cuenta que recibe movimientos y cuyo saldo nunca cambia, sin ningún aviso.

H-CON-PLA-06 — Estado, maneja tercero y maneja movimiento se capturan pero no gobiernan nada

Los tres indicadores de la ficha se piden, se guardan y se muestran en el listado, pero ningún proceso del sistema los consulta. Una cuenta inactiva sigue disponible para asociarse a un concepto y sigue recibiendo registros contables; una cuenta marcada como que no maneja movimiento, es decir una cuenta de agrupación, se ofrece igual en la lista de cuentas de la parametrización de conceptos y puede quedar recibiendo movimientos; y el indicador de manejo de tercero no interviene en ningún registro. Además, si el funcionario no marca nada al crear, la cuenta nace inactiva, de naturaleza débito y sin manejo de tercero ni de movimiento, sin que la pantalla se lo advierta.

H-CON-PLA-07 — El control de código repetido sólo protege el alta, no la modificación

Al crear una cuenta con un código que ya existe el sistema la rechaza, pero al abrir una cuenta existente y cambiarle el código por el de otra cuenta el cambio se guarda sin objeción y quedan dos cuentas con el mismo código. El sistema no exige que el código sea único, de modo que la única barrera es esa comprobación parcial.

H-CON-PLA-08 — Los avisos de rechazo y de error se presentan como confirmaciones exitosas

El aviso de que el código ya existe y el aviso de que ocurrió un error al agregar la cuenta se muestran con el mismo formato verde de confirmación que usa el guardado correcto. El funcionario que no lea el texto completo entiende que la cuenta quedó registrada cuando en realidad no se guardó nada.

H-CON-PLA-09 — Al borrar una cuenta el funcionario nunca sabe qué pasó

Después de presionar Eliminar en una cuenta, la pantalla lleva siempre a una dirección que no corresponde a ninguna pantalla de la aplicación, tanto si la cuenta se borró como si el sistema lo impidió por estar asociada a un concepto o tener movimientos. El funcionario ve una página en blanco de error y debe volver al menú y entrar de nuevo para averiguar si la cuenta sigue ahí. Cuando el borrado sí procede es definitivo y arrastra los saldos contables de esa cuenta.

H-CON-PLA-10 — Ninguna operación comprueba permiso y ningún cambio queda auditado

Los cinco permisos del plan contable existen y están asignados al perfil administrativo, pero sólo el de visualizar se usa, y únicamente para esconder el enlace del menú. Consultar el catálogo, crear, modificar, borrar una cuenta, borrar todo el catálogo y cargar el archivo no comprueban nada: cualquier persona con sesión activa que llegue a la pantalla puede rehacer el catálogo contable del fondo. Tampoco queda rastro: los cambios sobre las cuentas no se registran en el historial de cambios, la modificación no guarda quién la hizo ni cuándo, y el borrado no deja constancia de ningún tipo.

Supuestos por validar con FEMORF

• A-CON-PLA-01: Supuesto por validar con FEMORF: el archivo del catálogo se comprobará completo antes de guardar nada y el funcionario recibirá un informe con los renglones aceptados y los rechazados, con el motivo de cada rechazo.
• A-CON-PLA-02: Supuesto por validar con FEMORF: se definirá quién autoriza un reemplazo masivo del catálogo contable, si debe conservarse una copia recuperable del catálogo anterior y durante cuánto tiempo.
• A-CON-PLA-03: Supuesto por validar con FEMORF: se confirmará que una cuenta con movimientos o con conceptos asociados sólo pueda inactivarse, y que la inactivación deba impedir asignarla a nuevos conceptos y recibir nuevos registros contables.
• A-CON-PLA-04: Supuesto por validar con FEMORF: se definirá qué debe entregar el botón Exportar, y si el archivo entregado debe poder volver a cargarse con el mismo formato.
• A-CON-PLA-05: Supuesto por validar con FEMORF: se confirmará si el fondo necesita ver y usar el catálogo por niveles con su cuenta superior, o si ese dato debe dejar de calcularse.